Suggerimenti per la gestione del tempo per scrittori tecnici

di ClickHelp – strumento di creazione di aiuto professionale

Come capisci la “gestione del tempo”? Riteniamo che sia in grado non solo di assegnare la giusta quantità di tempo a una varietà di compiti, ma anche di essere meno stressato e più produttivo di conseguenza.

Alcune persone sembrano sempre molto occupate. Si lamentano sempre che non riescono nemmeno a prendere una pausa al lavoro e il loro orario di lavoro è molto intenso a causa della quantità di lavoro che stanno facendo. Abbastanza spesso, queste sono le bandiere rosse che indicano il fatto che tali persone sono pessimi gestori di tempo. Occupato non equivale necessariamente a produttività.

Allocare il tempo giusto è molto importante per gli scrittori tecnici, ovviamente. È facile perdersi tra le versioni dei prodotti e tutti i tipi di riunioni, chiamate ed e-mail. C’è un’opinione comune che gli scrittori di tecnologia in realtà non scrivano così tanto al giorno d’oggi, alle spalle della routine quotidiana.

Se ti senti come se ti perdessi al lavoro, sopraffatto dai compiti o facendo cose apparentemente importanti che alla fine ti sembrano rimandare, continua a leggere.

Senza pianificare in anticipo, non può mai accadere una buona gestione del tempo. Per pianificare meglio, prova l’approccio classico che divide le cose in:

  • Urgente e importante: questi sarebbero i tuoi compiti prioritari, ovviamente.
  • Importante ma non urgente: concentrarsi su questo gruppo. Questo, molto probabilmente, sarà il più grande gruppo di attività. Dal momento che non sono urgenti, possono essere rinviati, ma mai dimenticati, perché prima o poi diventeranno importanti e urgenti.
  • Urgente ma non importante: prova a delegare questo tipo di attività, se possibile
  • Non urgente e non importante: pianificali per quando hai tempo libero. Potresti persino scrivere alcuni di quelli fuori dalla tua lista alla fine.

Sebbene questo approccio di Stephen Covey dal suo libro “First Things First” sia vecchio di decenni, non significa che non funzioni. A volte, reinventare la ruota non ne vale la pena.

Questo è un ottimo modo per ridurre i livelli di stress: includi brevi pause ogni paio d’ore nel tuo piano. Vedi, se lavori senza interruzioni, ti esaurirai comunque e la tua mente inizierà a vagare incontrollabilmente verso le cose meno produttive. Se provi a domarlo, questo può farti sentire davvero frustrato.

Quindi, decidi di fare queste pause di 10 minuti e non sentirti in colpa per loro. Soprattutto quando hai a che fare con grandi compiti monotoni e devi concentrarti sullo stesso tipo di attività a lungo. Ad esempio, fare ricerca può essere davvero faticoso nella scrittura tecnica.

Questo è collegato alla pianificazione. Non lasciare mai che i tuoi piani rimangano nella tua coscienza ingombra la tua mente. Annota sempre i piani. Per qualcuno che scrive manuali per l’utente, questo non dovrebbe essere un problema.

Il primo vantaggio qui è che non dovrai tenerlo in testa tutto il tempo. Il secondo è: quando hai scritto i piani per la settimana, puoi vedere il quadro più grande e verificare se questi piani sono fattibili nei tempi previsti.

Se hai difficoltà a fare piani di una settimana, inizia piccole cose per il giorno successivo la sera e rivedi al mattino. O, almeno, prepara piani di lavoro quotidiani quando vieni a lavorare.

Con la pratica, questo diventerà più facile. Noterai anche che stai migliorando nella stima del tempo necessario per le attività. La gestione del tempo è solo un’altra abilità che richiede tempo per essere costruita.

Quando puoi dire che hai pianificato e che hai riposato e la procrastinazione non è così grave nel tuo caso, ma stai ancora trascinando riguardo ai tuoi progetti di documentazione tecnica, prova ad affrontare questo problema da una prospettiva diversa – inizia a scrivere rapporti sul fine della giornata lavorativa o, ancora meglio, utilizzare la tecnologia per aiutarti.

Cerca una semplice app che ti consenta di registrare rapidamente diversi tipi di attività che fai, in modo che, alla fine della settimana, potresti vedere un grafico che dimostri il rapporto tra tutti i tuoi tipi di lavoro.

Tornando all’idea che gli scrittori tecnici non scrivono abbastanza in questi giorni. Avendo tali dati statistici come prova puoi discutere le priorità attuali con il tuo manager diretto. Di conseguenza, potresti essere rilasciato da alcune attività non correlate per aiutare la creazione e ottenere un aumento della produttività.

I tuoi piani non significheranno molto se permetti ad altri di interferire con loro. Molte persone esitano a dire “no” ai loro colleghi quando gli viene chiesto di aiutare. Aiutare gli altri è fantastico, ovviamente, ma, per favore, controlla prima il tuo programma. È meglio essere onesti e realistici sull’entità dell’aiuto che puoi fornire al momento piuttosto che accettare ciecamente di aiutare e sacrificare i tuoi compiti o deludere le aspettative di qualcuno.

Prova a utilizzare i suggerimenti di questo articolo per lavorare sulle tue capacità di gestione del tempo. L’implementazione nel processo di lavoro ti aiuterà a migliorare la produttività e a liberare lo stress. Se desideri di più, abbiamo un altro articolo che ti potrebbe piacere su lifehacks per scrittori tecnici.

Sentiti libero di condividere i tuoi suggerimenti sulla gestione del tempo nella sezione commenti qui sotto!

Buona fortuna con la tua scrittura tecnica!
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